Toute entreprise employant des salariés dispose d’un dossier personnel par collaborateur. Cet ensemble de documents est récolté au fur et à mesure de la vie du collaborateur.

Support et sécurité

Les données d’un dossier du personnel peuvent être conservées de manière électronique et/ou papier; le choix du mode est influencé par différentes conditions ou particularités :

  • pour le dossier papier : armoire anti-feu fermée à clé, consultation sur place, facilité d’utilisation par les utilisateurs, encombrement du stockage;
  • pour le dossier électronique : accès et sauvegarde sécurisés, gestion stricte des accès, rapidité d’accès, peu encombrant.

Dans les deux systèmes, l’important est de garantir la sécurité et l’accessibilité du dossier.

Une règle essentielle à respecter dans la gestion du dossier du personnel : ne pas éclater ou dupliquer le dossier; en effet, la tenue à jour de plusieurs dossiers n’est pas garantie et le risque de décalage entre les exemplaires est bien réel.

“L’employeur protège et respecte dans les rapports de travail la personnalité du travailleur. Il manifeste les égards voulus pour sa santé et veille au maintien de la moralité. En particulier il veille à ce que les travailleurs ne soient pas harcelés sexuellement …” art 328, al 1 CO

“L’employeur ne peut traiter des données concernant le travailleur que dans la mesure où ces données portent sur les aptitudes du travailleur à remplir son emploi ou sont nécessaires à l’exécution du contrat de travail. …” art 328b CO

Protection des données

Le dossier du personnel contient souvent des données sensibles relatives à la protection de la personnalité du collaborateur : il s’agit des opinions ou activités religieuses, philosophiques, politiques ou syndicales, de la santé, de l’appartenance à une race, des mesures d’aide sociale, des poursuites ou des sanctions pénales ou administratives (art 328 CO al 1).

De plus, l’employeur n’est en droit de traiter les données sur le travailleur que si celles-ci concernent son aptitude à remplir un emploi ou si elles sont nécessaires à l’exécution de son travail (art. 328b CO).

Exemples de rubriques dans un dossier personnel

  • Indications personnelles
  • Candidature
  • Formation et perfectionnement
  • Rapports de travail (contrat)
  • Salaire et assurances sociales
  • Gestion des absences
  • Apprécisations, promotions, mesures disciplinaires
  • Certificat de travail, attestation
  • Divers
Consultation du dossier

Sur demande, le collaborateur peut obtenir le droit d’être renseigné sur le contenu de son dossier. Toutefois, les notes internes personnelles de l’employeur, les informations relatives à la planification du personnel ou des plans de carrière de l’entreprise ne seront pas divulgués.

Les données ajoutées au dossier doivent être véridiques; l’employeur est tenu de s’assurer qu’elles sont correctes. Si l’employé remarque des erreurs, il peut en exiger la rectification.

Communications à des tiers

Communiquer des données sur un collaborateur sans son consentement ou sans obligation légale est une atteinte à la personnalité. L’employeur ne peut pas être sollicité par un futur bailleur afin de connaître le montant du salaire de son collaborateur; cette communication est interdite. Toutefois, il est possible d’émettre une attestation qui sera remise au salarié, qui lui-même la transmettra à qui de droit.

Lors d’un changement d’emploi, il arrive fréquemment de citer en référence dans son CV un ancien responsable ou directeur; si ces derniers n’ont pas été explicitement autorisés par le candidat à fournir des renseignements au futur employeur, il leur est impossible d’accéder aux éventuelles demandes.

L’astuce pour la transmission des informations personnelles est de toujours transiter par l’intéressé lui-même qui se chargera de divulguer l’information selon son propre choix.