Changer le système de gestion comptable est une étape importante pour une entreprise. Il est essentiel de le faire de manière planifiée et structurée pour éviter de mauvaises surprises.
Les raisons pour changer de système de gestion comptable peuvent varier en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise. Très souvent, elles sont liées à l’obsolescence, à la complexité croissante des opérations ou aux besoins d’amélioration de l’efficacité et du suivi financier.
Voici quelques étapes clés pour réussir cette transition :
- Evaluation des besoins et objectifs
Identifier les raisons et les objectifs à court, moyen et long terme.
Evaluer les besoins spécifiques liés à l’entreprise en matière comptable, gestion, taille et secteur d’activité - Choix d’un nouveau programme
Rechercher et comparer les différentes solutions et logiciels.
Si possible, impliquer l’équipe comptable afin de connaître leurs besoins et leurs commentaires. - Planification du changement et communication
Définir les différentes étapes et établir un plan détaillé de l’implémentation. S’assurer d’avoir à disposition toutes les ressources nécessaires en personnel, en temps et en compétence technique. - Adaptation des processus internes
Lors de ce genre de changement, il est essentiel de prendre le temps nécessaire afin d’adapter les processus et veiller à ce qu’ils soient communiqués et bien compris par le personnel. - Formation du personnel
S’assurer que l’équipe soit formée et prévoir du temps pour que le personnel s’adapte au nouveau système. Cette étape peut prendre du temps. - Mise à jour des données et migration
S’assurer que les données et informations comptables sont correctement migrées vers le nouveau système. Cette étape est essentielle pour éviter la perte d’informations importantes. - Tester le système
Il est nécessaire d’effectuer divers tests et contrôles afin de s’assurer que tout fonctionne correctement. - Surveiller le fonctionnement
Vérifier et surveiller l’impact du nouveau système sur le fonctionnement de l’entreprise.
Si besoin, prendre le temps nécessaire pour adapter les processus internes. - Si besoin, faire appel à des experts
Le soutien d’un comptable expérimenté peut s’avérer très utile.
Régulièrement, nous constatons que la planification en ressource « temps » et « coûts » a réservé des surprises. En effet, l’implémentation d’un nouveau système se réalise en même temps que le travail courant, qui ne peut pas être délaissé. Tout changement dans une entité implique un temps important lié à la formation des équipes et aux tests de fonctionnement.
Un nouveau système de gestion mal maîtrisé par les équipes peut mettre en péril l’entreprise. Imaginez : des heures facturables et des matières premières non prises en compte dans des factures finales de chantiers, des travaux en cours effectués sur des chantiers non identifiables, des factures à encaisser non identifiées et ne bénéficiant d’aucun rappel ou encore l’enregistrement des heures de travail ne permettant pas de générer les salaires ou le calcul des salaires effectué de manière erronée, etc… Les écueils peuvent être disparates et nombreux.
En résumé, changer de programme comptable et de gestion est un défi. Cependant, avec une planification minutieuse, une communication efficace et un suivi rigoureux, les risques peuvent être minimisés et les avantages maximisés
Nous avons à coeur d’accompagner nos clients dans ces démarches.
Notre expérience nous permet d’intervenir à toutes les étapes du processus
et même de rattraper une situation très complexe.