A l’heure de la transition numérique, il est essentiel d’intégrer des processus fiables relatifs à la sauvegarde et l’archivage des données et des documents officiels.
Pour rappel, le Code des obligations ainsi que l’Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) régissent les délais légaux de conservation des factures et documents comptables. Il s’agit des livres de comptes, des pièces comptables (factures débiteurs, factures créanciers, documents liés aux salaires, etc.), des rapports de gestion et de révision. Ces documents doivent être conservés minimum 10 ans dès l’établissement du dernier document de l’exercice.
Ils peuvent être gardés sous forme papier ou électronique. Une exigence supplémentaire est prescrite pour les rapports de gestion et de révision : au moins un exemplaire signé doit être conservé au format papier. Toutes les archives imprimées ou numériques doivent être tenues à l’abri des effets dommageables.
L’utilisation de supports électroniques demande quelques exigences notamment lors d’une conservation à long terme. L’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des données dans le temps doivent être garanties. Toute personne autorisée à consulter ces données, au moins pendant le délai de conservation légal, doit pouvoir y accéder en tout temps, dans un délai raisonnable et surtout sans l’aide d’instruments auxiliaires.
L’Olico prescrit l’utilisation de supports électroniques dits « non modifiables », c’est-à-dire qui ne peuvent plus être changés ou effacés après la sauvegarde initiale (par exemple CD ou DVD). Si des supports de données modifiables sont utilisés, des procédures techniques doivent être mises en place pour garantir l’intégrité des informations sauvegardées (signatures électroniques) et la traçabilité des transactions (date d’enregistrement), par exemple avec l’utilisation d’un logiciel de gestion des données électroniques (GED).
Une solution de sauvegarde cloud ne remplit pas toutes les exigences de l’Olico car elle est considérée comme un support de données modifiable. Il est recommandé de se renseigner auprès de son fournisseur concernant l’accessibilité des données à long terme et la traçabilité garantissant l’archivage adéquat des documents.
La méthode la plus simple pour votre archivage numérique et répondant aux conditions essentielles prescrites par la loi est la sauvegarde des données au format de fichier PDF/A, puis de les graver sur des supports de données non modifiables.
En début d’année 2022, une motion a été déposée auprès du Conseil fédéral pour adapter l’ordonnance aux technologies du jour et faciliter ainsi la numérisation auprès des PME (motion adoptée par le Conseil national, actuellement en cours au Conseil des États).
En constatant l’accélération de la digitalisation au sein des entreprises et des administrations, il est indispensable d’être prévoyant et réactif pour adapter les méthodes de sauvegarde et d’archivage dans chaque organisation.
Avec nos informaticiens, nous avons étudié diverses possibilités qui peuvent être mises en place. Nous vous accompagnons volontiers dans vos réflexions afin de mettre en oeuvre la méthode en adéquation avec votre système.